Diagnóstico, plan de mejoramiento y plan de intervención. Activos fijos D1 SAS

Abstract

El proceso de conciliación de activos fijos en D1 S.A.S., área de Activos Fijos de la regional Antioquia Sur, presenta actualmente una alta carga operativa debido a la revisión manual de la información proveniente del sistema SAP y del archivo de inventarios en Excel. Esta dinámica genera demoras, duplicidad de tareas y errores en la verificación de datos, afectando la eficiencia del control contable y la elaboración de actas de auditoría. El proyecto busca optimizar el proceso de conciliación de activos fijos mediante el desarrollo de una plantilla automatizada en Excel que integre las bases de datos de SAP e inventarios, permitiendo relacionarlas a través del número de activo y utilizando el serial como dato de apoyo. La herramienta identificará de forma automática el estado de cada activo: sobrante (cuando no está relacionado con ningún registro en SAP), conciliado (cuando existe correspondencia entre ambos sistemas) o por conciliar (cuando el activo está en SAP pero no tiene número interno en inventario). El objetivo principal es reducir el tiempo y la carga operativa en la conciliación, garantizando mayor precisión y control sobre la información. Los objetivos específicos incluyen analizar las fuentes de datos, estructurar la plantilla con fórmulas y funciones dinámicas, y validar su efectividad mediante pruebas con activos reales. En cuanto a los materiales y métodos, se utilizarán los reportes extraídos de SAP y del programa de inventarios, procesados en Excel mediante herramientas de búsqueda, tablas y fórmulas condicionales. Los resultados se presentarán a través de comparativos de tiempo, listas de activos conciliados y reportes automáticos generados por la plantilla. Como producto final, se entregará la plantilla funcional en Excel, diseñada para automatizar la conciliación de activos fijos y mostrar en tiempo real el estado de cada registro, permitiendo una gestión más ágil, confiable y eficiente del proceso contable.