Estandarización del proceso de entrega de dotación

Abstract

Durante el desarrollo de mis prácticas universitarias en la empresa Applus Norcontrol, identifiqué que el proceso de gestión de inventarios y registro de entrega de dotación presentaba múltiples dificultades en el área administrativa. La matriz de entregas de dotación es diligenciada de manera manual en Excel, la cual no contaba con un orden estandarizado ni controlado visualmente para cualquier personal que deseará información de entregas de dotación al personal o para posibles auditorias internas o externas de la empresa. Como actividad de mejora, realicé una reorganización completa de las matrices, entregas de dotación y control de inventarios. Unificando las matrices logré un control frente a las entregas de dotación al personal con fechas y posibles novedades, así mismo un inventario actualizado, con la finalidad de tener una matriz más clara, comprensible y eficiente para cualquier personal que deseé visualizar la información, paralelamente, sistematicé el formato de entrega de dotación mediante la herramienta de Excel. Esta nueva versión permite que los datos se diligencien prácticamente de forma automática, reduciendo considerablemente el tiempo administrativo requerido para esta actividad. Con esta mejora, ahora es posible identificar de forma inmediata a qué colaboradores se les ha entregado dotación anual o semestral, así como detectar pendientes o inconsistencias en el inventario. El nuevo sistema aporta claridad, agilidad y confiabilidad al proceso, fortaleciendo la gestión documental y la eficiencia operativa del área.