Propuesta de metodología ágil para la optimización de procesos en la gerencia de proyectos en una agencia de aduanas nivel 4

Abstract

El sector aduanero se mueve en un entorno altamente regulado, en el cual la eficiencia y el cumplimiento operativo son factores claves para la competitividad. Las agencias de aduanas nivel 4 manejan altos volúmenes de operaciones. En este contexto, la implementación de metodologías agiles, se utiliza como una alternativa para optimizar procesos, reducir tiempos, tener una mayor trazabilidad de las operaciones y mejorar el servicio al cliente ante estos cambios tecnológicos y normativos que vienen surgiendo en este ámbito laboral tan cambiante. Ahora bien, la implementación de metodologías agiles como Kanban y Scrum depende de las características de la organización, su estructura y la demanda del sector, lo cual hace necesario analizar cual de estas se ajusta mejor a la gerencia de proyectos de una agencia de aduanas. Este articulo presenta la problemática en una agencia de aduanas nivel 4 del Eje Cafetero, donde existen retrasos importantes en el procesamiento de la información por lentitud del sistema software de digitación y de gestión documental. La situación reduce la eficiencia operativa, presenta reprocesos y baja capacidad de respuesta a tiempo para los clientes, afectando la competitividad. El objetivo de la investigación es determinar cuál metodología ágil es adecuada en la gerencia de proyectos de la agencia de aduanas nivel 4, para optimizar procesos, minimizar los tiempos y adaptar el equipo a las demandas del sector. El estudio es de enfoque cualitativo, con revisión documental y entrevista semiestructurada al Gerente Regional de la sede del Eje Cafetero. Los resultados muestran que los retrasos del sistema acumulan tareas y duplican las funciones. Asimismo, se identifican ventajas y limitaciones de Kanban y Scrum para el trabajo en la agencia de aduanas. Finalmente, se concluye que la metodología más adecuada para la agencia es Kanban, por orientación al flujo constante, visualización del trabajo, reducción de cuellos de botella y la adopción fácil sin roles estructurados complejos.