Optimización operacional y control administrativo del proceso de desembolso y gestión documental en el área de Operaciones Finanprimas de Finesa S.A. BIC

Abstract

El presente trabajo de grado tiene como propósito formular una propuesta de optimización operacional y control administrativo para el proceso de desembolso y gestión documental en el área de Operaciones Finanprimas de Finesa S.A. BIC. La investigación se desarrolla desde una perspectiva administrativa, tomando como punto de partida la identificación de inconsistencias en la migración de documentos soporte hacia el repositorio digital, situación que genera seguimientos manuales, reprocesos operativos y vacíos de trazabilidad. La metodología corresponde a una investigación aplicada, descriptiva y propositiva, bajo la modalidad de estudio de caso, con análisis de 93.925 operaciones crediticias desembolsadas entre enero y mayo de 2026. Los resultados evidencian 661 novedades documentales, equivalentes al 0,70 % del universo analizado, concentradas principalmente en operaciones pendientes por radicar y créditos sin pagaré. Aunque la proporción de novedades es baja frente al volumen total procesado, su impacto administrativo es relevante porque afecta la disponibilidad de expedientes, la evidencia documental, el control interno y la capacidad de respuesta ante auditorías o requerimientos regulatorios. En consecuencia, se propone fortalecer el modelo de control mediante validaciones automáticas, alertas tempranas, tableros de Indicadores Clave de Riesgo (KRI), reglas de calidad documental y responsables definidos para el seguimiento de inconsistencias. Se concluye que el área cuenta con una estructura operativa funcional, pero requiere evolucionar de controles manuales y reactivos hacia un esquema preventivo, automatizado y trazable, alineado con la gestión del riesgo operativo, el control interno, la continuidad del negocio y la transparencia organizacional.