Diseño de un sistema de gestión documental para la organización del archivo físico en la empresa Natural Body Luisa Lozano S.A.S

Abstract

La gestión documental constituye un elemento fundamental para la organización y control de la información dentro de las organizaciones, especialmente en aquellas que manejan un volumen considerable de documentos físicos relacionados con sus procesos administrativos y de atención al usuario. El objetivo de este trabajo fue diseñar un sistema de gestión documental orientado a la organización del archivo físico en la empresa Natural Body Luisa Lozano S.A.S Luisa Lozano S.A.S, que mejore la clasificación, almacenamiento y conservación de la información. El desarrollo de este trabajo de practica tuvo un enfoque cualitativo, de carácter descriptivo y propositivo, utilizando en la recolección de la información la observación directamente sobre el manejo del archivo físico, el estado de los ficheros, detectando las situaciones relacionadas con la clasificación, localización y control de los documentos. para el conocimiento de las condiciones de este. Así mismo el análisis documental es utilizado como técnica de investigación para determinar las categorías documentales, los sistemas de ordenación y los mecanismos de organización que contiene el archivo físico, Los resultado de este trabajo se concentran en la identificación de las debilidades que presenta el sistema de gestión documental de la empresa caso de estudio, en la estructura propuesta definiendo categorías documentales, criterios de clasificación y mecanismos de organización para organizar adecuadamente el archivo administrativo. En último lugar, se elaboró un sistema de gestión documental que reunió los procesos de clasificación, codificación, organización, almacenamiento, consulta y control documental, incorporando lineamientos para mejorar la conservación de la información y optimizar la gestión de documentos del archivo físico de la organización.