Diseño de un programa de gestión documental y modernización archivística para la optimización y custodia de fichas técnicas y consentimientos de pacientes en Belladonna Spa

Abstract

Este trabajo de grado aborda la estructura de un sistema de gestión documental enfocado en resolver la deficiente organización y administración de archivos en Belladonna spa, concentrándose específicamente en las fichas técnicas y los consentimientos informados de los pacientes. A través de un diagnostico institucional fundamentando en metodologías cualitativas como el mapa de empatía y el árbol de problemas, se identificó que la ausencia de políticas archivísticas claras, la falta de capacitación del personal y el uso inadecuado de herramientas tecnológicas generaban fallas críticas en el establecimiento. Estas deficiencias producían perdida de información sensible, retrasos operativos de más de once minutos en la localización de expedientes y altos niveles de estrés laboral, exponiendo además el centro de estética a graves riesgos de sanciones legales o sanitarias. Para resolver esta problemática, se formuló una pregunta de investigación orientada a la optimización de los procesos mediante la modernización archivística y la trasformación digital. Metodológicamente, se diseñó y aplico un manual de políticas archivísticas y gestión documental, el cual estandarizo el ciclo de vida de los soportes legales mediante criterios de ordenación alfanuméricos y cronológicos inversos. Complementariamente, se estructuro un plan de digitalización e indexación automatizada de archivos en la nube corporativa empleando nomenclaturas uniformes basadas en el documento de identidad de los usuarios.