Propuesta de mejora para el control contable y tributario en anticipos y gastos operativos de Imego Carga S.A.S

Abstract

El presente trabajo de grado, desarrollado como práctica empresarial en IMEGO CARGA S.A.S., empresa del sector de transporte de carga ubicada en Duitama (Boyacá), formula una propuesta de mejora para fortalecer el control contable y tributario en la gestión de anticipos y legalización de gastos operativos. Durante el primer trimestre de 2026 se registraron 349 viajes operados por una flota de 14 vehículos, generando costos y gastos totales superiores a los mil millones de pesos. El estudio adoptó un enfoque mixto de alcance descriptivo, combinando la revisión documental de soportes contables, entrevistas semiestructuradas al personal administrativo y encuestas estructuradas aplicadas a los 16 conductores que operaron durante el período. El diagnóstico evidenció que un 9,18% de los costos de viaje carece de soporte tributariamente válido, que el 44% de los conductores no distingue con claridad entre factura electrónica y recibo de caja, y que el 37% no ha recibido capacitación formal sobre requisitos documentales. Las entrevistas al personal administrativo revelaron adicionalmente que la ausencia de indicadores de rentabilidad por viaje y la dificultad para formalizar gastos de cargue y descargue con operarios informales constituyen las principales brechas operativas del proceso. Con base en estos hallazgos se diseñó un modelo de control interno articulado en tres componentes: un procedimiento estandarizado de validación documental, una política interna de anticipos y un prototipo de herramienta automatizada en Microsoft Excel con macros VBA para el cálculo del costo operativo por viaje. El prototipo fue desarrollado y validado funcionalmente con datos simulados representativos de las operaciones de la empresa, y se propone como referente para su futura implementación por parte de IMEGO CARGA S.A.S. La propuesta se orienta a reducir las brechas identificadas, mejorar la deducibilidad fiscal de los gastos y dotar a la empresa de información confiable y oportuna para la toma de decisiones gerenciales.