Diseño de una herramienta auxiliar para la generación de medios magnéticos a partir de la información contable extraída del sistema Servinte en la Clínica Universitaria Bolivariana

Abstract

Los medios magnéticos son reportes obligatorios que las empresas deben entregar a la DIAN, con información detallada sobre los movimientos contables, como pagos, ingresos, gastos y costos, entre otros. Actualmente, la generación de estos reportes en la clínica implica procesos manuales o semi-automatizados, lo que conlleva un riesgo elevado de errores humanos, pérdida de tiempo y dificultades para cumplir con los plazos establecidos. En la Clínica Universitaria Bolivariana, este problema es algo real y recurrente, en la operación contable que básicamente se resume en la información exógena requerida por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Aunque Servinte no tiene una exportación integrada para medios magnéticos, sí permite la extracción de datos contables y de terceros, lo que facilita el trabajo del área contable, además de agregar valor a la gestión tributaria, reduciendo la carga operativa y errores en el cumplimiento normativo. Es por eso que, frente a esta necesidad, la propuesta es implementar una herramienta que se conecte con las bases de datos del sistema Servinte, permitiendo dicha extracción de datos con la información necesaria para la generación y envío de medios magnéticos. Para esto, se analiza el modelo contable actual de Servinte, desde las parametrizaciones, creación de terceros, causaciones y notas contables hasta la generación de información. La propuesta se desarrollará siguiendo una metodología ágil, lo que permitirá hacer ajustes y mejoras en cada fase del diseño. Se espera que la herramienta no solo sea útil para la Clínica Universitaria Bolivariana, sino también que pueda ser adaptada a otras instituciones del sector salud que utilicen el mismo sistema o sistemas similares, ampliando su alcance y aplicabilidad, optimizando tanto los procesos internos como el fortalecimiento de la gestión contable y fiscal, mejorando así la eficiencia y cumplimiento tributario.