Implementación de la automatización del registro de ingresos para fortalecer los procesos contables y minimizar riesgos tributarios en Inversiones Vélez Maya S.A.S

Abstract

Inversiones Vélez Maya S.A.S., empresa dedicada al comercio minorista de alimentos y bebidas en Turbo, Antioquia, enfrentaba dificultades operativas en sus procesos contables debido a la alta dependencia de actividades manuales de digitación. El análisis realizado evidenció que tres colaboradores del área contable destinaban entre el 51 % y el 75 % de su jornada laboral equivalente a aproximadamente tres a cinco días por semana al procesamiento de entre 50 y 100 facturas semanales. Durante este proceso se identificaron errores frecuentes relacionados con el registro del NIT, valores, clasificación de ingresos (gravados, excluidos y no gravados) y el desglose de los diferentes ítems facturados. Entre las actividades evaluadas, el desglose de facturas representó el 66,7 % de la carga operativa, convirtiéndose en el principal factor que afectaba la eficiencia del proceso. Esta situación generaba reprocesos, retrasos en los cierres contables mensuales y un incremento en la percepción del riesgo de sanciones por parte de la DIAN, considerado de nivel medio por el 66,7 % de los participantes y de nivel alto por el 33,3 %. Ante las limitaciones que afectaban la oportunidad y confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento en facturación electrónica, información exógena y declaraciones de IVA, la administración aprobó e implementó un Plan de Optimización con un sistema ERP que integra OCR y se conecta con la DIAN, estandarizando los módulos de ventas, facturación y contabilidad y automatizando los asientos relacionados con clientes, ingresos y IVA por pagar. La automatización redujo significativamente los tiempos operativos y los errores manuales. En consecuencia, el tiempo de conciliación mensual de ingresos entre el área de ventas y de contabilidad se redujo de 3–5 días a 5 minutos, una mejora cercana al 98%, lo que generó mejoras relevantes en los indicadores operativos y financieros. De igual manera, se logró liberar entre el 40 % y el 50 % del tiempo del personal, permitiéndole enfocarse en actividades de análisis y apoyo a la gestión gerencial. A nivel organizacional, la implementación contribuyó a fortalecer el cumplimiento normativo, disminuir el riesgo de sanciones y mejorar la confiabilidad y oportunidad de la información financiera. Además, favoreció el fortalecimiento de la competitividad empresarial y representó un avance importante en el proceso de transformación digital de la organización, alineado con las NIIF para PYMES aplicables al sector comercial del Urabá antioqueño.