Guía práctica para la implementación de un sistema de control y organización documental en el proceso contractual de proyectos civiles en INGENIEROS CONSTRUCTORES TRIVIÑO SAS

Abstract

El presente documento describe la implementación de un sistema eficiente de control y organización documental en INGENIEROS CONSTRUCTORES TRIVIÑO SAS, orientado a optimizar la gestión administrativa de contratos y archivos en proyectos civiles. Se aborda la problemática existente relacionada con la dispersión y falta de estandarización en la administración documental, y se presenta una metodología que combina análisis cuantitativo, observación directa y entrevistas para diagnosticar las falencias y diseñar soluciones efectivas. El modelo integral desarrollado incluye la digitalización, clasificación automática, gestión de metadatos, control de versiones, auditoría, almacenamiento seguro y protocolos para la disposición final de documentos, garantizando el cumplimiento normativo y seguridad de la información. Los resultados evidencian una mejora significativa en tiempos de búsqueda, reducción de duplicidades y mayor precisión en el manejo documental. Además, se incluye un manual detallado que orienta la implementación y uso del sistema, contribuyendo a la sostenibilidad y mejora continua del proceso documental en la empresa.