Modelo de gestión documental para los procesos contables y fiscales de la firma de contadores Santamaría y Asociados

Abstract

La firma de contadores Santamaría y Asociados presenta falencia en su gestión documental en los procesos contables y fiscales, porque no tienen un modelo de gestión documental. Esto conlleva a riesgos como la pérdida de la información, equivocaciones en la contabilización, infracciones a la normativa, e imposición de sanciones tributarias; por otra parte, se procede a la gestión documental empíricamente, sin controles ni orientaciones técnicas, lo que afecta la confianza, y la trazabilidad de la información financiera. Objetivo central seria diseñar un modelo de gestión documental de los procesos contables y fiscales de la firma Santamaría y Asociados fundamentado en lineamientos jurídicos y técnicos vigentes, el cual permita mejorar la ordenación de la información, minimizar riesgos contables y tributarios y dar cumplimiento a la normativa. Su metodología y referentes teóricos es el estudio que llevó a cabo desde un enfoque cualitativo analítico en el marco de la práctica profesional. Se aplicaron técnicas como el análisis documental, la observación de procesos y herramientas como matrices de análisis, flujogramas y matrices de riesgos. Los concretos referentes teóricos fueron: Teoría de la cadena de valor (Michael Porter), la teoría de la gestión de riesgos operacionales y la teoría de sistemas. Resultado fundamental y conclusión final: Se diseñó un modelo de gestión documental integral que incluye la clasificación, organización, almacenamiento y conservación de documentos contables, fiscales, laborales e internos, apoyado en instrumentos como flujogramas, matrices de riesgo y políticas de conservación documental. Se concluye que la implementación de un modelo estructurado de gestión documental mejora considerablemente la confiabilidad de la información financiera, fortalece el control interno, minimiza riesgos tributarios y operacionales y asegura el cumplimiento de normas legales vigentes.