Manual de funciones y responsabilidades proceso de inventarios

Abstract

Distribuidora Hz es una empresa ubicada en la ciudad de Medellín dedicada a la comercialización de juguetes, artículos para el hogar y accesorios para mujer, con más de diez años de permanencia en el mercado. En los últimos años la empresa ha presentado un crecimiento acelerado, pasando de dos a 8 puntos de venta en la ciudad de Medellín en menos de 6 años, asimismo, incorporó una bodega principal y amplió su cobertura a nivel nacional. Este proceso de expansión llevó a la empresa a importar directamente mercancías desde China, aumentando el volumen de los inventarios y haciendo un poco más complejo la gestión de este, ya que hoy en día representan uno de los rubros más importantes de sus estados financieros. A partir de un análisis realizado en el área de inventarios de la empresa, se identificó como problemática principal la ausencia de un manual de funciones y responsabilidades, debido a esto se ha generado debilidades en el control interno, falta de claridad en la asignación de roles y riesgos operativos que amenazan la eficiencia de la empresa como la recepción, almacenamiento, despacho y control del inventario. Las actividades se ejecutan de manera empírica y dependen mucho de la experiencia y la buena fe de los colaboradores, no hay procedimientos documentados ni lineamientos formales que garanticen una adecuada segregación de funciones. El objetivo general del trabajo fue elaborar un manual de funciones y responsabilidades para el área de inventarios en distribuidora Hz, con el fin de fortalecer el control interno y mejorar la eficiencia operativa de la bodega y por ende de la empresa. Para ello, se utilizó una metodología de enfoque descriptivo, en la que la observación fue el principal recurso de investigación, bajo la modalidad de validación de funciones. Como resultado, se elaboró un manual que define de forma clara la estructura organizacional del área, los cargos involucrados, sus responsabilidades, los procedimientos operativos y controles internos asociados, así como indicadores de gestión y mecanismos de seguimiento. En conclusión, la implementación del manual permitirá mejorar la trazabilidad del inventario, reducir errores operativos y optimizar la gestión del área, alineada con las necesidades de la empresa y su continuo crecimiento.