Análisis de la gestión de compras y propuesta de mejora para la eficiencia en el proceso de adquisiciones en The Click Clack Hotel

Abstract

Introducción: La gestión de compras en el sector hotelero constituye un factor determinante para sostener la rentabilidad y la calidad en el servicio, por lo que identificar y corregir las fallas operativas en la cadena de suministro permite mitigar sobrecostos y reprocesos. Objetivo: Analizar la gestión de compras y diseñar una propuesta de mejora orientada a fortalecer la eficiencia del proceso de adquisiciones en The Click Clack Hotel Medellín. Metodología: Se utilizó un enfoque cualitativo, descriptivo y analítico bajo la modalidad de práctica empresarial, empleando como instrumentos una guía de observación directa participante, una lista de verificación documental y entrevistas semiestructuradas aplicadas a la operación real del área. Resultados: Se identificó un cumplimiento formal alto en el registro de compras a través del sistema Zeus, sin embargo, se evidenció un nivel de control parcial en el rastreo de órdenes. Emergieron brechas críticas como retrasos en la reclamación y cargue de facturas que afectan los cierres contables, y solicitudes a destiempo por parte de las áreas de Mantenimiento y Alimentos & Bebidas. En contraste, se halló como buena práctica un cuadro en Excel para el control histórico de precios y rotación. Discusión: Se observa que la falta de oportunidad en los requerimientos internos y las debilidades en la trazabilidad documental limitan el alcance estratégico del área, obligando a ejecutar compras de emergencia que alteran el flujo financiero y operativo del hotel. Conclusiones: Se proporciona evidencia de la necesidad de formalizar las herramientas informáticas informales de control de inventarios, estandarizar los tiempos de solicitud entre departamentos y endurecer el seguimiento de facturas, logrando así una transición de la compra reactiva a una planeación eficiente y sostenible.