Trámita: Agilizar y optimizar procesos académicos en Uniremington sede Cali

Abstract

En la sede Cali de la Corporación Universitaria Remington, los trámites de adición de créditos y novedad de notas se gestionan con un formato Word, firmas escaneadas y cadenas de correo electrónico. Según la Coordinación Académica, una misma solicitud puede tardar entre una semana y dos meses, sin un registro central de su estado ni de sus decisiones. Este trabajo tuvo como objetivo desarrollar un sistema de gestión de solicitudes académicas basado en un motor de workflow configurable que organice, valide y haga trazables ambos trámites. La investigación, de enfoque cualitativo y carácter aplicado, caracterizó los dos procesos mediante entrevistas semiestructuradas a la Coordinación Académica y analizó el problema con el Marco Lógico; la construcción se organizó en sprints de Scrum. El resultado es Trámita, una aplicación web desarrollada con Java 21, Spring Boot, PostgreSQL y Next.js. Ambos trámites se ejecutan sobre un mismo motor cuyos estados, transiciones y reglas se definen como datos y no como código, de modo que lo que los diferencia es su configuración. El sistema permite radicar solicitudes desde un formulario público, sin cuenta y con validación en el servidor; para la adición de créditos, genera el documento formal en PDF con un sello verificable basado en una huella SHA-256; registra cada transición en una línea de tiempo protegida contra modificaciones por la base de datos, y ofrece a la Coordinación una bandeja de trabajo y herramientas para el aviso de cierre al estudiante. En el backend, el comportamiento se verificó con 330 pruebas automatizadas. Se concluye que dos trámites con la misma estructura documental pueden gestionarse con un único motor configurable, y que la trazabilidad puede garantizarse desde el almacenamiento de los datos y no solo desde la disciplina de quienes lo operan. Como el tiempo total del trámite depende también de las firmas externas al sistema, los indicadores propuestos son las devoluciones por errores de formato y el tiempo en construir el historial de una solicitud.