Diseño e implementación de un modelo de control y priorización estratégica de oportunidades comerciales para distribuidores en una empresa desarrolladora de software (ContaPyme – AgroWin)

Abstract

El presente trabajo de grado, desarrollado en Insoft S.A.S durante el año 2026, analiza 916 leads asignados a distribuidores para el tema de tiquetes clasificado como Compra Primera Vez en el año 2025. Del total, 315 fueron anulados (34%) y 33 se convirtieron en ventas efectivas. Aplicando la tasa de conversión real (TC real) metodología que excluye los leads anulados por procesos interno de Insoft en general los distribuidores alcanzan el 4,1% de conversión. Los distribuidores de mayor desempeño son Diana Menjura (6,9%) y Miriam Zuluaga (6,3%). El análisis cruzado de tres fuentes del sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés Customer Relationship Management) revela tres causas diferenciadas de anulación. La primera corresponde a la gestión deficiente del distribuidor, que representa el 57% de las anulaciones, con 177 leads sin contacto. La segunda son las campañas sin viabilidad comercial demostrada: la campaña Black Days registró 29 anulados y cero conversiones en el período. La tercera es el proceso interno de Insoft, responsable del 34% restante de las anulaciones de los leads. El canal inbound (Canales digitales) llamada telefónica o WhatsApp produce el 45% de las conversiones totales, siendo el canal de mayor eficiencia del portafolio. De los 177 leads sin contacto, 51 pertenecen canales digitales lo que representa $72.636.087 COP en beneficio de alta intención perdido. El componente cualitativo del trabajo incluyó seis entrevistas en profundidad con distribuidores de perfiles contrastantes (alto, medio y bajo desempeño), organizadas en dos rondas. Los hallazgos cualitativos confirman e identifican tres sub-causas del no contacto que requieren intervenciones diferenciadas. El modelo de control y priorización estratégica propuesto proyecta un retorno sobre la inversión (ROI) del 299%, con recuperación de la inversión en 6-8 meses. La implementación permite reducir el tiempo de análisis del Key Account Manager (KAM) de 180 a 60 minutos por sesión y escalar el modelo a los 35 distribuidores de la red en un horizonte de nueve meses.