TRABAJO DE GRADO Opción Práctica y Pasantía. Fortalecimiento de la Gestión Contable y Financiera en el Asadero y Restaurante el Barry a Través del Software Siigo Corporación Universitaria Remington. Facultad de ciencias contables. Programa de Contaduría pública. José Luis De Hoyos Moreno. Tutor: Vicky Milena Ruiz Velásquez. Opción de Trabajo de grado Práctica o Pasantía. 2025 2 Agradecimientos A Dios, por ser mi apoyo y ejemplo constante, y por permitirme cumplir una meta más en mi vida. A mis padres y a mi hermana, por su cariño sincero, su respaldo constante y la fe que han tenido en mis decisiones a lo largo de este proceso académico y personal. A la Corporación Universitaria Remington, por darme la oportunidad de desarrollarme en mi carrera y ampliar mis conocimientos con cada experiencia, reafirmando mi interés y compromiso. Al restaurante El Barry, por darme la bienvenida y permitirme realizar allí mis prácticas, contribuyendo de forma significativa a mi desarrollo laboral. A Valeria Arroyo Arroyo, por su compañía, paciencia y respaldo incondicional, siendo un apoyo clave en este proceso. A mi tutora, Vicky Milena Ruiz Velásquez, por su guía útil, su disposición y su dedicación en el proceso de este trabajo de grado. A todas las personas que, de diferentes formas, acompañaron este proceso y contribuyeron a que hoy esto se haya hecho posible. José Luis De Hoyos Moreno. 3 Tabla de Contenido Resumen .......................................................................................................................................... 4 Palabras claves ................................................................................................................................ 4 Problemática Abordada en la Práctica o Pasantía ........................................................................... 5 Pregunta de Investigación ............................................................................................................... 7 Justificación .................................................................................................................................... 8 Objetivos ....................................................................................................................................... 12 Metodología .................................................................................................................................. 13 Resultados. .................................................................................................................................... 18 1. Diagnóstico de la Gestión Contable y Financiera del Asadero y Restaurante El Barry ... 18 1.1. Panorama General de la Situación Actual ................................................................ 18 1.2. Procesos de Facturación y Control de Ingresos ........................................................ 19 1.3. Control de Gastos y Obligaciones Fiscales ............................................................... 20 1.4. Análisis Financiero y Toma de Decisiones .................................................................... 20 1.5. Síntesis de Hallazgos: Matriz de Debilidades Identificadas .......................................... 21 1.6. Interpretación Final. ....................................................................................................... 21 2. Identificación de Funcionalidades del Software Siigo Según las Necesidades del Restaurante. ............................................................................................................................... 22 2.1. Principales Necesidades del Restaurante ....................................................................... 22 2.2. Funcionalidades Relevantes de Siigo............................................................................. 23 2.3. Relación Entre Necesidades y Funcionalidades ............................................................ 24 2.4. Beneficios Esperados Con el Uso de Siigo. ................................................................... 24 3. Propuesta De Lineamientos Para El Uso Del Software Siigo........................................... 25 3.1. Justificación De La Propuesta. .................................................................................. 25 3.2. Objetivos de los Lineamientos .................................................................................. 26 3.3. Lineamientos Propuestos .......................................................................................... 26 3.4. Cronograma de Implementación Referencial ........................................................... 27 3.5. Posibles Recomendaciones. ...................................................................................... 29 Conclusiones. ................................................................................................................................ 31 Referencias Bibliográficas. ........................................................................................................... 33 Anexos .......................................................................................................................................... 37 4 Resumen Se revisó el estado económico y administrativo del Asadero y Restaurante El Barry, un pequeño negocio de comida ubicado en Chinú, Córdoba, que enfrentaba obstáculos importantes en el manejo de recursos debido a procedimientos manuales, la ausencia de sistemas tecnológicos unificados y la poca organización en los procesos. A través de un estudio práctico con enfoque descriptivo, se llevó a cabo una revisión minuciosa que puso en evidencia debilidades en puntos críticos como la facturación, el control de ingresos y gastos, el manejo de impuestos y la elaboración de reportes económicos. Se elaboró un plan práctico enfocado en mejorar esos procedimientos mediante la incorporación del programa contable Siigo, reconocido en Colombia por su facilidad de uso y funciones pensadas para pequeñas empresas. El plan incluyó pautas claras para su uso, un calendario tentativo de aplicación y sugerencias clave para lograr un manejo económico organizado, digital y conforme a la ley. Además, este estudio presentó un esquema de trabajo que se puede usar en otras pequeñas empresas del sector, fomentando el uso de la tecnología como base para un crecimiento continuo y decisiones respaldadas por datos. Palabras claves Fortalecimiento, Gestión contable, Gestión financiera, Software Siigo. 5 Problemática Abordada en la Práctica o Pasantía En la actualidad, las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES) son un pilar clave en la economía de la región, especialmente en Colombia, donde representan más del 90 % de las compañías y aportan alrededor del 80 % de los empleos formales (Ministerio de Trabajo, 2019). Estas empresas no solo favorecen el crecimiento de las comunidades, sino que también fomentan nuevas ideas y ayudan a mejorar la calidad de vida de muchas familias. Pese a su importancia, gran parte de ellas enfrenta dificultades notables en su organización interna, especialmente en el manejo contable y económico. El avance constante de estas empresas ha sido posible gracias a su habilidad para ajustarse a los cambios y a la facilidad para modificar su funcionamiento (Maravi, 2023). No obstante, muchas aún no han logrado establecer métodos efectivos para administrar de forma óptima sus finanzas. El desorden en la administración de cuentas, el escaso uso de herramientas tecnológicas, la carencia de formación en gestión y la inexistencia de procedimientos automáticos impactan de forma desfavorable la elección de estrategias, disminuyen las ganancias y las exponen a eventuales multas tributarias (González, 2022). En este contexto, el uso de medios digitales se vuelve una urgencia principal. La incorporación de soluciones tecnológicas como Siigo, un programa contable muy usado en Colombia, ha demostrado ser una opción efectiva para mejorar el manejo económico en pequeños negocios. Esta herramienta ayuda en tareas como la facturación electrónica, el control de inventarios, la creación de reportes y el cumplimiento de obligaciones 6 fiscales, lo que favorece el aumento de la productividad y reduce los errores operativos (Redacción Portal ERP Colombia, 2024). El Asadero y Restaurante El Barry, situado en Chinú, Córdoba, representa bien el caso de una pequeña empresa reconocida en su comunidad por la variedad de platos que ofrece y por contar con una clientela constante. No obstante, presenta retos en su manejo contable. En la actualidad, los registros financieros se realizan de forma manual o con herramientas muy básicas, y eso restringe la posibilidad de disponer de información verificable, dificulta el manejo del dinero diario, complica el pago de impuestos y lleva a tomar decisiones por intuición en lugar de apoyarse en cifras claras. Entre las causas de esta situación están el poco conocimiento sobre las herramientas digitales que existen, la carencia de formación en el equipo de trabajo y la falta de procesos contables organizados. También se mantiene la creencia errónea de que la contabilidad sirve únicamente para asuntos fiscales, lo que disminuye su papel como recurso estratégico en el negocio. Estas deficiencias comprometen la sostenibilidad del restaurante y frenan sus posibilidades de crecimiento, sobre todo en un entorno económico cada vez más exigente. Ante esta realidad, se plantea la necesidad de implementar un sistema contable automatizado que permita optimizar la gestión interna del establecimiento. El software Siigo, diseñado para facilitar la contabilidad de las microempresas, se presenta como una 7 opción viable para el Asadero y Restaurante El Barry. Su uso ayudaría a mejorar el manejo del dinero diario, emitir facturación electrónica de forma ágil, organizar el control de inventarios y elaborar reportes financieros confiables, reforzando así el proceso de toma de decisiones y dando paso a un desarrollo sostenible (Hurtado-Guevara, 2024; Villegas Torres, 2024). Pregunta de Investigación ¿Cómo puede fortalecerse la gestión contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry a través de la implementación del software Siigo? 8 Justificación En la actualidad, incorporar procesos de digitalización resulta esencial para que las microempresas logren sostenerse y expandirse dentro de un entorno comercial con niveles crecientes de competencia. No obstante, pese a la amplia disponibilidad de soluciones tecnológicas, un gran número de ellas continúa gestionando su contabilidad de manera manual o recurriendo a medios simples, como las hojas de cálculo. Esto limita la eficiencia y la protección de la información financiera, dificultando el cumplimiento de impuestos, una buena planificación y la evaluación real de la rentabilidad y las posibilidades de crecimiento (Cañas Vallejo & Álvarez Mejía, 2020). Las microempresas productivas que emergen dentro de la economía no formal acostumbran a encontrarse con diversos impedimentos en sus procesos administrativos, entre ellos la inexistencia de registros sistematizados, la carencia de procedimientos de control interno y la poca disponibilidad de datos financieros actualizados que respalden la toma de determinaciones. Por tal motivo, resulta imprescindible proporcionarles aplicaciones tecnológicas de fácil acceso y bajo costo, que simplifiquen su administración y les faciliten el tránsito hacia la legalización. La adopción de programas contables unificados no únicamente incrementa la claridad en la gestión y el aprovechamiento eficiente de los recursos, sino que además favorece la toma de decisiones estratégicas más certeras, reforzando la credibilidad ante compradores, suministradores y entidades del sector financiero (Gil Hoyos et al., 2020). 9 En Colombia, herramientas como el programa contable Siigo se han transformado en un recurso clave para los emprendimientos de menor escala, debido a que automatizan el registro de transacciones financieras, posibilitan la generación de facturas electrónicas en cumplimiento con los requisitos establecidos por la DIAN, administran inventarios en tiempo real y elaboran informes económicos acordes con la normativa actual. Tales ventajas permiten que los negocios de carácter familiar funcionen con mayor coherencia frente a las disposiciones legales y con un nivel superior de eficiencia, incrementando así sus oportunidades de permanencia y expansión en el entorno comercial (Farfán Rodríguez & Mosquera Restrepo, 2020). El propósito de esta investigación no es poner en marcha un software específico, sino realizar un diagnóstico integral sobre la situación actual del Asadero y Restaurante El Barry para, a partir de ello, plantear una propuesta técnica que sirva como guía en el fortalecimiento de su gestión contable y financiera. Con esta investigación se pretende desarrollar un esquema metodológico replicable en otros contextos, orientado a transformar la concepción y la aplicación de la contabilidad, pasando de ser una labor únicamente operativa y de cumplimiento normativo a convertirse en una herramienta estratégica que aporte valor económico, promueva la transparencia y respalde un crecimiento empresarial sostenido. Según investigaciones recientes, la realización de evaluaciones contables y financieras en pequeñas empresas del sector de alimentos permite detectar necesidades concretas y estructurar planes de mejora que incrementen la eficiencia en la gestión y fortalezcan su permanencia (Orozco, 2018). 10 En suma, este estudio cobra importancia al abordar una problemática frecuente y específica: las deficiencias en la gestión financiera de microempresas familiares vinculadas al ámbito gastronómico. Mediante un análisis minucioso del caso del restaurante El Barry, se evidenciará de forma práctica cómo la adopción planificada de herramientas contables puede generar un impacto significativo en la administración cotidiana, en el nivel de competitividad dentro del sector y en la solidez financiera del establecimiento, especialmente en un contexto empresarial cada vez más competitivo y orientado a la digitalización. Desde una perspectiva académica, este trabajo integra de manera práctica saberes vinculados a la contabilidad de gestión, la administración de microempresas y la utilización de recursos tecnológicos para optimizar la gestión, ofreciendo así una formación más ajustada a las realidades del entorno empresarial local. Asimismo, genera un aporte tanto al ámbito educativo como al productivo, al presentar un método sistematizado que puede ser adaptado por otras organizaciones con características afines para afrontar y solucionar desafíos concretos en su manejo contable y financiero. Finalmente, esta investigación contribuye al fortalecimiento del tejido empresarial local al poner a disposición herramientas conceptuales y procedimentales que pueden ser implementadas por otros restaurantes y pequeños negocios del sector. Con ello, se promueve una cultura orientada a la mejora constante en la gestión y en la administración 11 de los recursos financieros, impulsando un desarrollo sostenido dentro del contexto gastronómico regional. 12 Objetivos Objetivo general Diseñar una propuesta para el fortalecimiento de la gestión contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry mediante el uso del software contable Siigo, orientada al mejoramiento de los procesos administrativos y la toma de decisiones. Objetivos específicos • Diagnosticar la situación actual de la gestión contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry. • Identificar las funcionalidades del software Siigo que respondan a las necesidades específicas del restaurante. • Formular una propuesta de lineamientos para el uso del software Siigo, orientada a fortalecer el control y registro contable del Asadero y Restaurante El Barry. 13 Metodología Enfoque de la Investigación: Cualitativa. Esta investigación se enmarca dentro del enfoque aplicado, ya que busca aportar una solución práctica a una problemática específica: mejorar la gestión contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry a partir de la implementación conceptual del software Siigo. Esta modalidad investigativa se caracteriza por valerse del saber científico con propósitos manifiestos y dirigidos a la mejora de procesos en contextos determinados, conforme a lo expuesto por Sampieri, Collado y Lucio (2014). De igual manera, se clasifica esta pesquisa como investigación descriptiva, atendiendo a su naturaleza observacional, mediante la cual se procura registrar, examinar y delinear las propiedades esenciales del fenómeno sin incurrir en la manipulación de variables. Esta modalidad de trabajo permite realizar un examen exhaustivo y detallado de los procedimientos contables actuales de la unidad gastronómica, así como diseñar una propuesta de optimización que preserve la dinámica interna de la organización (Martínez, 2023; CIMEC, 2023; QuestionPro, 2024) Se adopta un enfoque cualitativo con el objetivo de profundizar en las vivencias, perspectivas y hábitos vinculados a la administración contable y financiera del establecimiento. Según Creswell (2014), este tipo de aproximación posibilita indagar de qué manera las personas interpretan y otorgan significado a su entorno dentro de su 14 propio contexto. En el ámbito de las microempresas, este tipo de aproximación resulta especialmente útil, ya que facilita la identificación de elementos humanos, culturales y organizativos que influyen en los procesos analizados (Denzin & Lincoln, 2018; Patton, 2015; Merriam & Tisdell, 2016). Diseño de Investigación: No experimental y Transversal. Se optó por un enfoque metodológico no experimental y de tipo transversal, puesto que el fenómeno fue examinado en su contexto natural y en un instante concreto, sin alterar ni manipular las variables involucradas (Hernández et al., 2014; QuestionPro, 2023; Chávez, 2007). Esta decisión facilita una descripción precisa de la situación presente en la gestión contable y financiera, enfocando el trabajo en el análisis diagnóstico y en la formulación de una propuesta con sustento teórico, sin proceder a la ejecución operativa del software. Método de la Investigación: Analítico. Se empleará el método analítico, el cual implica descomponer de manera ordenada el fenómeno investigado en sus elementos constitutivos, con el propósito de lograr una comprensión integral y detallada. Tal método es de singular utilidad para investigaciones cualitativas, dado que permite identificar debilidades y potencialidades de mejora en los procesos organizacionales. En este sentido, serán sometidos a análisis aspectos tales como la facturación, el control de inventarios, el cumplimiento tributario y la generación de reportes, relacionándolos con las funcionalidades que ofrece el software 15 Siigo (Hernández, Fernández & Baptista, 2014; López-Herrera & Salas-Harms, 2009; Tello Castrillón, 2024). Población y Muestra La población está constituida por el conjunto de personas que intervienen en la administración contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry, en particular el propietario, el encargado administrativo y los colaboradores implicados en facturación, inventarios y control de gastos. Se opta por un muestreo censal dado el carácter microempresarial con escaso número de integrantes, asegurando así la inclusión de todos los actores significativos. Esta estrategia conlleva una visión integradora del fenómeno y minimiza sesgos en la recolección de información (Hernández et al., 2014; Raga Perlaza et al., 2020; Farfán Rodríguez & Mosquera Restrepo, 2020). Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Se emplearán tres técnicas congruentes con el enfoque cualitativo: a) Entrevistas semiestructuradas dirigidas al propietario y personal administrativo, que permitan desentrañar las prácticas vigentes, dificultades y expectativas relacionadas con la gestión contable, equilibrando rigidez y flexibilidad para obtener datos ricos en contexto (Hernández et al., 2014; Vacca, López & Martínez Díaz, 2023). b) Observación directa y no participante, mediante la cual se registrará el modo en que se llevan a cabo los procesos contables en el entorno natural, 16 aportando evidencia empírica invaluable (Equipo de Expertos en Ciencia y Tecnología, VIU, 2024). c) Análisis documental centrado en la revisión minuciosa de hojas de cálculo, facturas y reportes generados por el software, que corroboren la información cualitativa con registros objetivos (Reyes, 2023; Hernández et al., 2014). d) Como complemento metodológico, se procederá a la obtención de registros fotográficos y capturas de pantalla de documentos y herramientas empleadas, a modo de soporte tangible del trabajo de campo (Caballero & Cantón, 2025). Procedimiento El desarrollo metodológico seguirá una secuencia de seis fases ordenadas: a) Revisión bibliográfica y normativa referente a MIPYMES y gestión contable. b) Caracterización del restaurante mediante observación y entrevistas. c) Diagnóstico de carencias en los procesos contables y financieros. d) Análisis funcional del software Siigo y evaluación de su pertinencia para el caso. e) Diseño de una propuesta orientada al fortalecimiento contable y financiero. f) Documentación visual del trabajo de campo como respaldo y evidencia del diagnóstico. Estrategia de Análisis de la Información 17 El corpus de datos será sujeto a codificación temática, técnica que facilita la identificación de patrones y categorías reiteradas en el material recopilado (Braun & Clarke, 2006). Se efectuará una comparación cualitativa entre la situación contable previa y la parcial implementación del software en el área de facturación electrónica, en plena vigencia. Aunque no se contempla análisis estadístico, se empleará dicha evidencia para sustentar la propuesta de mejora (QuestionPro, 2024; Sampieri et al., 2014). Consideraciones Éticas El desarrollo de la investigación se ajustará rigurosamente a los principios éticos inherentes a la confidencialidad, obtención de consentimiento informado, voluntariedad y resguardo de datos personales. Se contó con la autorización expresa del representante legal del restaurante y se aseguró a los participantes que la información recabada no será divulgada ni utilizada para fines ajenos a los académicos. Los resultados serán presentados de manera anónima y sin afectar la reputación del establecimiento, en estricta consonancia con las directrices institucionales (Hernández et al., 2014) 18 Resultados. A continuación, se presentan los resultados obtenidos a partir del desarrollo de la presente investigación, los cuales se organizan en función de los objetivos específicos previamente formulados. Cada apartado expone los hallazgos derivados del análisis cualitativo, sustentados en la información recolectada a través de entrevistas, observaciones y documentos internos del Asadero y Restaurante El Barry. Estos resultados constituyen la base para la formulación de la propuesta técnica orientada al fortalecimiento de la gestión contable y financiera del establecimiento. Asimismo, se destacan aspectos que podrían ser objeto de profundización en estudios futuros o en procesos de implementación posteriores. 1. Diagnóstico de la Gestión Contable y Financiera del Asadero y Restaurante El Barry 1.1.Panorama General de la Situación Actual El Asadero y Restaurante El Barry ha administrado su contabilidad, en su mayoría, de manera manual y sin procedimientos formalmente estructurados. Los registros, anotados en cuadernos carentes de un formato contable estandarizado y sin respaldo digital, se consignaban al finalizar la jornada con cifras aproximadas. Este sistema dificultaba el control exacto y en tiempo real de las operaciones diarias. La inexistencia de un contador o asesor profesional hacía que las decisiones quedaran en manos del propietario, quien se guiaba por su experiencia 19 y por evaluaciones inmediatas (véase Anexo 1. Tabla 5. Entrevista). En la actualidad, el negocio ha iniciado un proceso inicial de digitalización mediante el uso de hojas de cálculo en Excel, lo que representa un avance, aunque todavía insuficiente para asegurar una gestión contable robusta, confiable y eficiente que sustente decisiones estratégicas (véase Anexo 2. Tabla 6. Cuadro Comparativo: Condiciones Antes y Después del Fortalecimiento Parcial del Sistema Contable). 1.2. Procesos de Facturación y Control de Ingresos En sus primeras etapas, el restaurante emitía las facturas de manera manual, sin cumplir con los lineamientos legales exigidos por la DIAN (véase Anexo 3. Figura 1. RUT Sin Facturación Electrónica (Antes de la Implementación de la Facturación Electrónica). Este método lo exponía a posibles auditorías fiscales y dificultaba el seguimiento exacto de las ventas realizadas. Con la implementación parcial del software contable Siigo, se dio inicio al uso de facturación electrónica en conformidad con la normativa vigente (véase Anexo 4. Figura 2. RUT Con Facturación Electrónica (Después de la Implementación de la Facturación Electrónica aportando así mayor formalidad y respaldo legal a la gestión administrativa. No obstante, el progreso continúa siendo parcial, ya que aún se mantienen registros paralelos en hojas de cálculo, lo que refleja la necesidad de culminar el proceso de digitalización e integrar por completo los procedimientos contables. 20 1.3.Control de Gastos y Obligaciones Fiscales Los pagos a proveedores, la adquisición de insumos y la contratación de servicios se realizaban sin un sistema de control definido. En muchos casos, los documentos de soporte no contaban con un archivo ordenado (véase Anexo 6. Figura 4. Evidencia de pagos y adquisiciones sin control formal), y no se disponía de una plataforma centralizada que facilitara la supervisión periódica de los egresos. Esta ausencia de control generaba un desconocimiento significativo sobre el flujo de salida de capital y limitaba la exactitud en la determinación de las obligaciones tributarias. A pesar de ello, se han logrado avances relevantes en el cumplimiento de los deberes fiscales, como la inscripción en el régimen de facturación electrónica (véase Anexo 4. Figura 2. RUT Con Facturación Electrónica (Después de la Implementación de la Facturación Electrónica) y la gestión del impuesto de industria y comercio (véase Anexo 13. Figura 11. Inscripción al Impuesto de Industria y Comercio). 1.4. Análisis Financiero y Toma de Decisiones Se constata que el restaurante carece de un marco financiero estructurado para la gestión de sus actividades cotidianas. No se establecen presupuestos formales, informes contables regulares ni estimaciones proyectadas de flujo de caja. Las decisiones relacionadas con compras, inversiones y fijación de precios se toman principalmente en función del criterio y la experiencia directa del propietario, sin el soporte de información cuantitativa que respalde la viabilidad y la rentabilidad de la operación (véase Anexo 11. 21 Figura 9. Reporte Financiero Mensual del Restaurante). Este panorama abre la posibilidad de incorporar herramientas de análisis que fortalezcan la capacidad de gestión y planificación del establecimiento. 1.5. Síntesis de Hallazgos: Matriz de Debilidades Identificadas Los principales riesgos se concentran en la falta de formalidad en los registros, las deficiencias en las obligaciones tributarias y las decisiones sin respaldo contable, lo que impacta de manera directa en la continuidad del negocio tal como se puede ver en la Tabla 1. Síntesis de Hallazgos: Matriz de Debilidades Identificadas Tabla 1. Síntesis de Hallazgos: Matriz de Debilidades Identificadas Dimensión evaluada Hallazgo principal Riesgo asociado Registro contable Manual, sin respaldo en software Errores, pérdida de datos, baja trazabilidad Facturación Proceso manual, sin soporte legal Incumplimiento legal, sanciones tributarias Control de egresos No existen reportes periódicos ni archivo de soportes Desconocimiento de gastos reales, ineficiencia financiera Gestión fiscal Débil cumplimiento de normas tributarias Posibles sanciones por omisiones Toma de decisiones Sin análisis de datos contables Decisiones empíricas y poco sustentadas 1.6. Interpretación Final. 22 El análisis muestra que el Asadero y Restaurante El Barry ha funcionado por varios años con un método contable no formal, con pocos controles y una fuerte dependencia en la experiencia individual. Aunque se han logrado avances en la digitalización mediante el empleo de Excel y del programa Siigo, aún existen carencias significativas en la administración financiera y contable. Si no se aplica de manera total el software ni se brinda formación correcta para el equipo, el restaurante permanecerá vulnerable a equivocaciones, incumplimiento de reglas y decisiones inadecuadas. Aunque la situación actual representa un progreso respecto a la situación anterior, aún no asegura la solidez económica, por lo que es necesario reforzar de manera completa el sistema financiero y contable. 2. Identificación de Funcionalidades del Software Siigo Según las Necesidades del Restaurante. 2.1. Principales Necesidades del Restaurante Del análisis diagnóstico efectuado, se desprende que el Asadero y Restaurante El Barry exhibe diversas deficiencias en su gestión contable y financiera que demandan atención inmediata. Entre los aspectos más urgentes se encuentran la necesidad de formalizar los registros contables, emitir facturas electrónicas con validez legal, establecer un control sistemático y preciso de los ingresos y egresos, y generar reportes financieros sencillos que contribuyan a una mejor toma de decisiones. De igual forma, resulta imprescindible asegurar el cumplimiento riguroso de los compromisos fiscales, a 23 fin de evitar equivocaciones que puedan ocasionar sanciones. Tales carencias evidencian que la gestión administrativa se encuentra todavía en una fase incipiente, lo que hace necesaria la implementación de soluciones prácticas, automatizadas y económicamente viables, adaptadas al ritmo y características operativas del negocio. 2.2. Funcionalidades Relevantes de Siigo El software contable Siigo, desarrollado para atender los requerimientos de micro y pequeñas empresas, integra múltiples capacidades. No obstante, solo ciertas de ellas resultan verdaderamente relevantes para las condiciones presentes del restaurante. Entre las principales se pueden señalar: • Facturación electrónica: posibilita la emisión de comprobantes de venta cumpliendo con los lineamientos de la DIAN, aportando formalidad al proceso comercial. • Registro automatizado de ingresos y egresos: facilita un control ágil y actualizado del flujo de caja, reduciendo al mínimo los errores de origen humano. • Generación de reportes financieros básicos: estados de resultados y balances simplificados que brindan una visión rápida y clara del estado económico. • Gestión básica de inventarios: facilita el control preciso de insumos esenciales, reduciendo pérdidas y optimizando la reposición. • Control de cuentas por pagar y por cobrar: mejora las relaciones con proveedores y evita retrasos tanto en pagos como en cobros. 24 Estas funcionalidades propician la transición desde una gestión empírica y manual hacia un sistema estructurado y confiable, sin requerir elevados conocimientos técnicos. 2.3. Relación Entre Necesidades y Funcionalidades En la tabla 2 se presenta la relación entre las necesidades prioritarias detectadas en el restaurante y las funciones específicas del software Siigo capaces de atenderlas, junto con la proyección del impacto que podría generar su puesta en marcha. Esta relación permite visualizar de manera concreta cómo el uso adecuado del software puede contribuir a superar las deficiencias actuales en la gestión contable y financiera del negocio. Tabla 2. Relación Entre Necesidades y Funcionalidades Necesidad del restaurante Funcionalidad de Siigo que la resuelve Impacto esperado Falta de control de ingresos diarios Registro automático de ventas y facturación electrónica Mejora el control de costos y la trazabilidad Gastos no clasificados Registro contable categorizado de egresos Facilita el análisis financiero y la toma de decisiones Ausencia de reportes financieros Módulo de informes contables y financieros Permite una visión clara de la situación económica Deficiente control tributario Emisión de facturas electrónicas y reportes fiscales Favorece el cumplimiento legal y tributario Desconocimiento del inventario y costo de ventas Módulo integrado de inventario Optimiza la gestión de insumos y el cálculo de rentabilidad 2.4. Beneficios Esperados Con el Uso de Siigo. 25 La adopción del software Siigo en el restaurante promete una serie de beneficios sustanciales, entre los cuales se destacan: a) Incremento en el control y transparencia de las operaciones diarias de caja. b) Reducción considerable de errores humanos y fortificación de la formalidad empresarial. c) Perfeccionamiento de la planificación financiera mediante reportes automáticos y emitidos de forma oportuna. d) Cumplimiento riguroso de la normativa tributaria vigente, reduciendo la probabilidad de sanciones. e) Creación de un registro de datos seguro y confiable que respalde decisiones estratégicas con fundamento. En conjunto, estas acciones permitirán consolidar un sistema contable más robusto, eficiente y adaptado a las exigencias del entorno empresarial actual. 3. Propuesta De Lineamientos Para El Uso Del Software Siigo. 3.1.Justificación De La Propuesta. El estudio profundo en el Asadero y Restaurante El Barry mostró fallas significativas en su administración financiera y de registros que necesitan atención inmediata. El uso frecuente de registros hechos a mano, la ausencia de organización estructurada en el manejo de entradas y salidas de dinero, los errores frecuentes en la emisión de facturas y la poca elaboración de reportes prácticos para la toma de decisiones reflejan una situación crítica. A pesar de los progresos iniciales —como el 26 empleo limitado de hojas de cálculo en Excel y la generación digital de facturas mediante el programa Siigo—, estas acciones aún no forman un sistema integrado y completamente operativo. Por eso, es necesario crear y aplicar un plan claro y organizado que facilite integrar correctamente el programa Siigo, para aumentar la productividad, asegurar la claridad en los procedimientos y cumplir con las reglas actuales. 3.2. Objetivos de los Lineamientos Los lineamientos sugeridos aspiran a ser un manual útil y claro para la integración gradual y ordenada del software Siigo en las tareas contables del negocio. Con esta hoja de ruta, se pretende: • Garantizar la trazabilidad y el respaldo seguro de los registros financieros. • Automatizar las tareas rutinarias a fin de mitigar errores humanos. • Asegurar el cumplimiento estricto de las obligaciones legales y tributarias. • Proveer información veraz, confiable y oportuna que sustente la toma de decisiones estratégicas. • Profesionalizar la gestión financiera del negocio conforme a las mejores prácticas contables para microempresas. 3.3.Lineamientos Propuestos A partir del análisis previo, se proponen a continuación una serie de lineamientos organizados por áreas funcionales del software Siigo, con el fin de optimizar su 27 implementación y asegurar una gestión contable más eficiente y ajustada a las necesidades del restaurante los cuales se presentan en la tabla 3. Tabla 3. Lineamientos Propuestos Para la Implementación del Software Siigo Según sus Áreas Funcionales. Área del software Lineamiento propuesto Registro contable Registrar diariamente la totalidad de ventas y compras dentro del módulo correspondiente de ingresos y egresos. Facturación electrónica Emitir exclusivamente las facturas desde la plataforma Siigo, garantizando el cumplimiento de la normativa emitida por la DIAN. Control de inventarios Actualizar periódicamente el inventario, al menos una vez por semana, verificando cruzadamente las salidas reportadas en cocina y las compras registradas. Gestión de proveedores Documentar exhaustivamente los datos de todos los proveedores y asociar cada compra con su factura electrónica correspondiente. Reportes contables y financieros Elaborar mensualmente estados de resultados, flujos de caja y balances generales para su revisión y análisis riguroso. Seguridad de la información Realizar copias de seguridad de toda la información contenida en Siigo de manera semanal, garantizando su integridad y respaldo. Capacitación del personal Formar al responsable del área contable en el manejo completo de los módulos del software, con un seguimiento periódico trimestral para actualización y soporte. Responsabilidad asignada Designar a un encargado exclusivo y responsable de la operación y mantenimiento del sistema, con funciones claramente definidas y delimitadas. 3.4.Cronograma de Implementación Referencial 28 La propuesta delineada responde de manera íntegra y coherente al objetivo primordial del presente estudio, que consiste en diseñar una propuesta para el fortalecimiento de la gestión contable y financiera del Asadero y Restaurante El Barry mediante el uso del software contable Siigo, orientada al mejoramiento de los procesos administrativos y la toma de decisiones. En la tabla 4 se aprecia que la alternativa planteada responde a las demandas concretas del negocio, buscando facilitar el paso de una administración basada en la experiencia y sin estructura formal hacia un método contable más ordenado, sencillo y práctico, que respalde las decisiones basadas en datos. Lo anterior, no solo responde a los procesos actuales, sino que incorpora aspectos operativos, técnicos y estratégicos que favorecen una implementación inicial efectiva y aseguran su sostenibilidad en el tiempo. Por ello, se pretende progresar hacia una administración financiera y operativa más especializada, construyendo fundamentos firmes para el desarrollo del negocio en un ambiente cada vez más demandante y regulado. 29 Tabla 4. Cronograma de Implementación Referencial 3.5.Posibles Recomendaciones. Para asegurar una puesta en marcha efectiva y duradera del software Siigo, así como el seguimiento constante de las pautas establecidas, se recomienda: • Asignar de manera oficial a una persona encargada exclusiva del manejo del software, con experiencia firme en contabilidad. • Obtener apoyo técnico constante, idealmente proporcionada por Siigo o expertos externos. Etapa Actividades clave Duración estimada Responsable sugerido Preparación inicial Adquisición del equipo informático, instalación del software y validación de requisitos legales 1 semana Propietario y contador externo Capacitación básica Formación en los módulos esenciales del sistema: facturación, registro contable e inventarios. 4 semanas Asesor técnico o proveedor del software Carga inicial de datos Registro inicial de productos, clientes, proveedores, inventario base y configuración de cuentas contables. 3 semanas Contador auxiliar o encargado Puesta en marcha parcial Inicio formal del uso del módulo de facturación y del registro de ingresos y egresos. 2 semanas Propietario y personal operativo Seguimiento y ajustes Análisis de informes, evaluación del uso correcto, ajustes procedimentales y correctivos. 2 semanas Contador o asesor externo 30 • Fijar una práctica mensual de revisión y evaluación de los informes financieros producidos, confrontándolos con las metas clave del restaurante. • Conservar vigente el Registro Único Tributario (RUT) y respetar las normas tributarias locales y nacionales. • Registrar de forma ordenada las acciones y ajustes realizados, que apoyen el control interno y la preparación para futuras auditorías. 31 Conclusiones. La investigación permitió conocer los retos en la administración financiera y contable que enfrenta el Asadero y Restaurante El Barry, identificando problemas que ponen en riesgo su estabilidad y reducen su crecimiento. Mediante consultas, revisión documental y observación de sus procesos actuales, se notó una administración no estructurada, ausencia de procedimientos claros y conocimiento limitado de normativas contables y tributarias. Esta situación frecuente en negocios familiares pequeños amenaza la continuidad del negocio. Como resultado, se desarrolló una guía orientada a facilitar la implementación progresiva del software contable Siigo, en concordancia con los objetivos establecidos en el diagnóstico. Este documento incluye instrucciones precisas, un cronograma de ejecución y recomendaciones prácticas que favorecen la conformación de un sistema contable más estructurado, confiable y funcional para respaldar la toma de decisiones. Más allá de lo meramente técnico, la propuesta busca propiciar un cambio en la gestión de la información financiera, fomentando prácticas adecuadas y alineadas con la normativa vigente. Si bien la propuesta todavía no ha sido puesta en práctica, se recomienda que estudios posteriores evalúen los resultados de su aplicación, considerando variables como el nivel de cumplimiento de las obligaciones fiscales, la optimización de los procesos internos y la incidencia en el desempeño financiero. Asimismo, realizar una comparación 32 con otras herramientas tecnológicas disponibles podría ofrecer elementos valiosos para adaptar y perfeccionar el enfoque según las particularidades de distintos contextos empresariales. En conclusión, esta investigación no se limita a ofrecer una solución puntual al caso analizado, sino que plantea un modelo adaptable a otras microempresas que compartan características semejantes. Con ello, se subraya la importancia de articular el conocimiento generado en el ámbito académico con las necesidades reales del sector productivo, considerando la contabilidad como una herramienta esencial para la planificación estratégica y el fortalecimiento del crecimiento organizacional. 33 Referencias Bibliográficas. Caballero, M., & Cantón, J. (2025). ¿Cómo podemos investigar la realidad con imágenes? Revista de Ciencias Sociales, UNIR. Recuperado el 2 de agosto de 2025, de https://www.unir.net/revista/ciencias-sociales/como-investigar-realidad- imagenes/ Cañas Vallejo, S. Y., & Álvarez Mejía, S. P. (2020). Responsabilidad social y ambiental en empresa productora de aparatos eléctricos y electrónicos (AEE) de Medellín. En Capital contable. Perspectivas con enfoque investigativo (1.a ed., pp. 175- 202). Fondo Editorial Remington. https://doi.org/10.22209/9789585321830.c7 Chávez, R. (2007). 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Entrevista A continuación, se presenta la entrevista realizada al propietario del establecimiento: Datos del entrevistador: Entrevistador: José Luis De Hoyos Vergara Entrevistada: Representante legal y administradora del Asadero y Restaurante El Barry Fecha de realización: 18 de Julio del 2025 Lugar: Instalaciones del Asadero y Restaurante El Barry Objetivo de la entrevista: Recopilar información sobre la gestión contable y financiera actual del restaurante, con el fin de identificar posibles debilidades y plantear propuestas de fortalecimiento académico mediante el uso del software contable Siigo. Nota de confidencialidad: Esta entrevista se realiza con fines exclusivamente académicos en el marco de un trabajo de grado. La información recolectada será tratada con confidencialidad y no se divulgarán datos personales ni sensibles. La participación es completamente voluntaria. Tabla 5. Entrevista [Inicio de la entrevista] El entrevistador saluda cordialmente a la representante legal, agradece su disposición para participar en la entrevista y le recuerda que los datos suministrados serán usados únicamente con fines académicos, bajo estricta confidencialidad. Preguntas Respuesta 38 1. ¿Cómo se llevaba el control contable y financiero del restaurante antes de implementar herramientas digitales como Excel o Siigo? Antes todo se hacía a mano. Las facturas eran escritas, se llevaban cuentas en cuadernos, y los gastos e ingresos se anotaban al final del día de forma informal. No había un control exacto ni reportes que permitieran ver las ganancias o pérdidas. El entrevistador asiente mientras toma nota y agradece por la claridad de la respuesta. 2. ¿Qué motivó el interés por mejorar los procesos contables? Tuvimos varios inconvenientes tributarios con facturas mal diligenciadas y reportes que no coincidían. Eso generó retrasos con la DIAN. Además, necesitábamos saber con exactitud cuánto vendíamos realmente. El entrevistador muestra comprensión y menciona la importancia del cumplimiento fiscal. 3. ¿Qué cambios empezaron a realizar para fortalecer ese proceso contable? Comenzamos usando Excel con macros que permitieran reflejar ingresos, egresos, costos y control de caja. Luego, empezamos a hacer facturas electrónicas con Siigo, aunque aún no usamos todas sus funciones. El entrevistador interviene brevemente para aclarar que el objetivo del trabajo es fortalecer ese proceso ya iniciado. 4. ¿Qué beneficios ha notado desde que comenzaron a usar el sistema en Excel y el módulo de facturación electrónica de Siigo? Ya tenemos informes diarios y mensuales. Podemos ver en cualquier momento cuánto vendimos, qué se gastó, y tener soporte para los impuestos. También es más profesional con los clientes. 39 El entrevistador comenta que ese tipo de control favorece la toma de decisiones informadas. 5. ¿Qué dificultades persisten actualmente en la gestión contable? No tenemos un sistema completo. Aunque la facturación ya es electrónica, no usamos aún módulos como inventarios o nómina. Además, falta capacitación para aprovechar mejor el software. El entrevistador toma nota y destaca que esas son oportunidades clave para fortalecer el proceso. 6. ¿Considera que la implementación completa de Siigo podría mejorar aún más la gestión del restaurante? Claro que sí. Si se logra usar todo el sistema, tendríamos un mejor control de los productos, los pagos y la contabilidad general. Sería mucho más fácil cumplir con las normas y tomar decisiones. El entrevistador agradece la respuesta y explica que precisamente ese es el propósito del estudio: elaborar una propuesta académica de fortalecimiento a partir de esas necesidades. [Cierre de la entrevista] El entrevistador agradece profundamente a la representante legal por su tiempo y colaboración. Se reitera que la información será usada solo con fines académicos y se mantendrá bajo estricta confidencialidad. 40 Anexo 2. Cuadro Comparativo: Condiciones Antes y Después del Fortalecimiento Parcial del Sistema Contable Tabla 6. Cuadro Comparativo: Condiciones Antes y Después del Fortalecimiento Parcial del Sistema Contable Aspecto analizado Antes (Gestión tradicional/manual) Después (Inicio de fortalecimiento con herramientas digitales) Registro de operaciones contables Se llevaba en cuadernos físicos y de manera informal al final del día. Se emplea una hoja de Excel con macros para control de ingresos, costos y egresos. Facturación Se realizaba manualmente, con riesgo de errores y poca formalidad. Se emiten facturas electrónicas a través del software Siigo, cumpliendo requisitos de la DIAN. Control de ingresos y egresos No existía un control exacto ni reportes periódicos. Se generan informes diarios y mensuales, permitiendo visualizar ventas y flujo de caja. Relaciones comerciales con terceros (contratos) Contratos y cuentas de cobro eran físicos, sin digitalización. Se emiten facturas electrónicas a empresas contratistas, con respaldo legal y contable. Apoyo tecnológico y equipos No se contaba con infraestructura digital adecuada. Se realizó cotización formal para adquirir un computador y formalizar uso de software. Gestión tributaria Presentaban inconsistencias y problemas con la DIAN por falta de control. Mejor cumplimiento tributario gracias a registros electrónicos más confiables. Formalización del negocio El negocio no estaba inscrito completamente como facturador electrónico. Ya aparece como facturador electrónico en el RUT y se gestionó el impuesto de industria y comercio. Uso del software contable (Siigo) No se utilizaba ningún software contable. Se ha comenzado a usar Siigo parcialmente (facturación), aunque aún no se han implementado todos los módulos, y los 41 avances han sido limitados. La gestión contable integral aún depende de registros paralelos, por lo que no se han generado mejoras significativas en todos los aspectos esperados. Capacitación y manejo del sistema No había conocimientos sobre herramientas digitales. Se identifica la necesidad de formación para aprovechar completamente el software en un futuro cercano. 42 Anexo 3. Análisis de Evidencias Documentales y Visuales. Figura 1. RUT Sin Facturación Electrónica (Antes de la Implementación de la Facturación Electrónica) En esta imagen se muestra que el restaurante anteriormente no era facturador electrónico, y ahora sí aparece como tal. Esto constituye un primer avance en la formalización del manejo contable. La implementación de la facturación electrónica, 43 aunque parcial, ha permitido generar informes mensuales sobre las ventas, lo que representa un paso hacia un mejor control de los ingresos. Anexo 4. Análisis de Evidencias Documentales y Visuales Figura 2. RUT Con Facturación Electrónica (Después de la Implementación de la Facturación Electrónica) Esta imagen muestra el estado actualizado en el que el restaurante ya está completamente integrado al sistema de facturación electrónica. El software ahora produce informes detallados, agilizando el proceso de gestión financiera. Este cambio ha 44 mejorado la precisión y rapidez en la generación de reportes, y ha contribuido a un enfoque más estructurado del control de ingresos y egresos Anexo 5. Facturación Manual. Figura 3. Facturación Manual – Antes de la Implementación Ejemplo de factura elaborada a mano, sin respaldo digital. Este método dificultaba el seguimiento de los ingresos y presentaba riesgos de errores e incumplimientos fiscales. 45 Anexo 6. Registros Manuales Figura 4. Evidencia de pagos y adquisiciones sin control formal Detalle del proceso manual usado por el restaurante. Todos los registros y cálculos se hacían a mano, sin apoyo de herramientas tecnológicas que facilitaran la organización de la información. Anexo 7. Facturación Manual – Registro de ventas Figura 5. Comprobantes Físicos 46 Registro aproximado de ventas realizado de forma manual. La ausencia de un sistema formal impedía generar reportes precisos o llevar un control confiable de los ingresos diarios. Anexo 8. Facturación Electrónica Figura 6. Facturación Electrónica Primer avance hacia la digitalización: con la implementación del software Siigo, se automatizó la emisión de facturas electrónicas. Aunque básico, este paso facilitó una transición inicial hacia procesos más organizados. 47 Anexo 9. Facturación Electrónica – Uso de Macros de Excel Figura 7. Macros en Excel. Vista de la interfaz de Excel utilizada para la facturación. Las macros facilitaban el registro de ventas, contribuyendo a una mayor formalidad en los procedimientos contables. Anexo 10. Macros en Excel. Figura 8. Facturación Electrónica – Generación de Informes Con Macros 48 Con la ayuda de macros, fue posible automatizar algunos informes financieros. Esto representó una mejora significativa en el control de ingresos y egresos. Anexo 11. Reporte Financiero Mensual del Restaurante Figura 9. Reporte Financiero Mensual del Restaurante Evidencia de la consolidación del uso de macros como herramienta de gestión. La digitalización parcial mejoró la eficiencia y redujo errores frecuentes en el proceso manual anterior. 49 Anexo 12. Interfaz del sistema contable desarrollado en Excel con módulos de gestión Figura 10. Interfaz del sistema contable desarrollado en Excel con módulos de gestión. Esta imagen presenta la interfaz principal del sistema contable implementado en el restaurante, construido en Excel mediante macros y automatizaciones. El sistema cuenta con módulos para registrar operaciones contables, gestionar información bancaria, administrar terceros y cumplir con obligaciones frente a la DIAN. Gracias a esta herramienta, se facilita el control de registros financieros y la generación de reportes que contribuyen a una gestión contable más organizada y eficiente, aunque no es un software especializado de facturación electrónica. 50 Anexo 13. Inscripción al Impuesto de Industria y Comercio. Figura 11. Inscripción al Impuesto de Industria y Comercio. Este documento evidencia que el establecimiento ha iniciado el proceso de formalización o actualización ante la autoridad municipal para declarar el impuesto correspondiente, como parte del fortalecimiento de su gestión contable y financiera.